Mitä hyötyä Google Workspacesta on yritykselle?

Moni pieni yritys aloittaa sähköpostilla, joka on ilmainen Gmail-osoite tai webhotellin mukana tullut postilaatikko. Se toimii aikansa, mutta kun asiakkaita, työntekijöitä ja tiedostoja tulee lisää, rajat tulevat vastaan. Google Workspace on Googlen yrityksille tarkoitettu palvelu, joka kokoaa sähköpostin, kalenterin ja tiedostot yhteen paikkaan. Tässä kirjoituksessa kerromme selkeästi, mitä Workspace on ja mitä hyötyä siitä on yrityksellesi.

Mikä Google Workspace on?

Google Workspace on paketti työkaluja, joita moni käyttää jo yksityiselämässä: Gmail, kalenteri, Drive-tiedostot sekä Docs-, Sheets- ja Slides-toimisto-ohjelmat. Erona on, että Workspacessa ne toimivat yrityksesi nimissä ja hallinnassa. Sähköpostiosoitteet ovat muotoa nimi@yrityksesi.fi, ja kaikki tunnukset ja tiedostot kuuluvat yritykselle, eivät yksittäisille työntekijöille.

Vertauksena: ilmainen Gmail on kuin oma kotiosoite, jota käytät myös työasioissa. Workspace on kuin yrityksen oma toimisto: jokaisella on oma huone, mutta avaimet, arkisto ja yhteiset tilat ovat yrityksen.

1. Ammattimainen sähköpostiosoite

Osoite maija@yrityksesi.fi kertoo asiakkaalle heti, että kyseessä on oikea yritys. Osoite yrityksesi.oy@gmail.com näyttää helposti väliaikaiselta, ja huijarit käyttävät samanlaisia osoitteita. Oma verkkotunnus herättää luottamusta, ja sitä on vaikeampi jäljitellä.

Lisäksi voit luoda yhteisiä osoitteita, kuten info@, myynti@ tai laskutus@, joihin tulevat viestit näkyvät usealle henkilölle. Asiakkaan viesti ei jää lukematta, vaikka joku olisi lomalla.

2. Posti menee perille eikä roskapostiin

Moni yrittäjä on ihmetellyt, miksi tarjous ei mennyt perille tai päätyi asiakkaan roskapostikansioon. Usein syy on siinä, ettei vastaanottajan postipalvelu pysty varmistamaan, että viesti on oikeasti lähtenyt sinun yritykseltäsi.

Kun Workspace otetaan käyttöön oikein, verkkotunnukselle tehdään asetukset, jotka toimivat kuin sinetti kirjekuoressa. Ne kertovat vastaanottajalle, että viesti on aito ja lähetetty luvallisesta palvelusta. Suuret postipalvelut, kuten Gmail ja Outlook, edellyttävät näitä asetuksia yhä tiukemmin, ja ilman niitä viestit päätyvät helposti roskapostiin.

3. Kaikki toimii kaikilla laitteilla

Sähköposti, kalenteri ja tiedostot ovat samat tietokoneella, puhelimella ja tabletilla. Kun luet viestin puhelimella, se näkyy luettuna myös tietokoneella. Kun lisäät tapaamisen kalenteriin, se on heti kaikilla laitteillasi. Erillisiä ohjelmia ei tarvitse asentaa, sillä kaikki toimii selaimessa ja Googlen sovelluksissa.

4. Yhteinen kalenteri ja videopalaverit

Workspacen kalenterista näet kollegoiden vapaat ajat ja voit varata palaverin muutamalla klikkauksella. Kun lähetät kalenterikutsun, mukaan syntyy automaattisesti Meet-videopalaverin linkki. Asiakas voi liittyä palaveriin selaimessa ilman asennuksia tai omaa Google-tiliä.

5. Tiedostot ovat yrityksen, eivät työntekijän koneella

Ilman yhteistä tallennuspaikkaa yrityksen tärkeät tiedostot ovat hajallaan työntekijöiden koneilla, muistitikuilla ja sähköpostin liitteissä. Jos kone hajoaa tai varastetaan, tiedostot voivat kadota.

Workspacessa tiedostot tallennetaan Driveen, josta ne löytyvät mistä tahansa laitteesta. Useampi henkilö voi muokata samaa tekstiä tai taulukkoa yhtä aikaa, eikä versioita tarvitse lähetellä edestakaisin. Google säilyttää tiedot useassa konesalissa, joten yksittäinen laitevika ei hävitä niitä.

6. Hallinta pysyy yrityksellä myös henkilöstömuutoksissa

Tämä hyöty unohtuu usein, kunnes sitä tarvitaan. Kun työntekijä lopettaa, hänen tunnuksensa voidaan sulkea heti, ja hänen sähköpostinsa voidaan ohjata toiselle. Asiakasviestit ja tiedostot jäävät yritykselle. Ilmaisen Gmailin kanssa tilanne on toinen: tili on henkilön oma, ja yrityksen tiedot lähtevät hänen mukanaan.

Uuden työntekijän aloittaessa hänelle luodaan tunnus, ja hän pääsee heti käsiksi yhteisiin tiedostoihin ja kalentereihin.

7. Parempi tietoturva

Workspace suodattaa roskapostia, haittaohjelmia ja tietojenkalasteluviestejä tehokkaasti. Lisäksi käyttöön voidaan ottaa kaksivaiheinen tunnistautuminen, jolloin kirjautuminen vaatii salasanan lisäksi vahvistuksen puhelimesta. Silloin varastettu salasana ei yksin riitä tunkeutumiseen tilille. Ylläpitäjä näkee, mitkä laitteet ovat kirjautuneena, ja voi tarvittaessa kirjata kadonneen puhelimen ulos.

Webhotellin sähköposti vai Workspace?

Webhotellin mukana tuleva sähköposti on usein halpa tai ilmainen, ja se riittää, jos postia tulee vähän ja käyttäjiä on yksi. Siinä on kuitenkin tyypillisesti pienempi tallennustila, heikompi roskapostisuodatus, eikä mukana ole yhteistä kalenteria tai tiedostojen tallennusta. Lisäksi sähköposti on silloin samalla palvelimella kuin verkkosivusto, joten ongelma toisessa voi vaikuttaa myös toiseen.

Workspace kannattaa, kun sähköposti on yrityksellesi tärkeä työväline, käyttäjiä on useampi tai haluat kalenterin ja tiedostot samaan paikkaan.

Onko siirtyminen vaikeaa?

Ei tarvitse olla. Sähköpostiosoitteesi pysyy samana, koska se on yrityksesi oman verkkotunnuksen alla. Vain palvelu taustalla vaihtuu. Vanhat viestit, kansiot ja yhteystiedot voidaan siirtää mukaan, ja posti kulkee koko siirron ajan. Kun käyttöönotto tehdään huolellisesti, käyttäjät huomaavat muutoksen lähinnä siitä, että kaikki toimii paremmin.

Yhteenveto

• Google Workspace kokoaa sähköpostin, kalenterin, videopalaverit ja tiedostot yhteen paikkaan yrityksesi nimissä.
• Oma osoite nimi@yrityksesi.fi herättää luottamusta, ja oikeat asetukset vievät postin perille.
• Tiedostot ja tunnukset pysyvät yrityksellä myös silloin, kun työntekijät vaihtuvat.
• Kaksivaiheinen tunnistautuminen ja tehokas suodatus parantavat tietoturvaa.
• Siirtyminen onnistuu ilman, että sähköpostiosoite muuttuu tai viestejä katoaa.